Перед началом
Служебная записка доступна, если в номенклатуре организации есть дело «Служебные записки», а у вас есть право создавать документы в его журнале. Если вида нет в списке, обратитесь к администратору — см. «Номенклатура дел и журналы регистрации». На некоторых тарифах внутренних документов нет — см. Тарифы.
Создание
- Нажмите «Создать документ» и в колонке «Внутренние» выберите служебную записку.
- Заполните «Наименование».
- В поле «Описание» напишите сам текст записки. Файл загружать не нужно: Tariz сам сформирует печатную форму. Посмотреть, как она выглядит, можно кнопкой «Предварительный просмотр». Приложения, если нужны, добавьте в «Файлы документа».
- Выберите подписанта и согласующих. В служебной записке строка подписанта стоит первой, согласующие — ниже, в порядке очереди.
- Укажите «Получатель» — сотрудника, которому адресована записка. При клике в поле сначала показываются руководители, ниже — все сотрудники, можно искать по ФИО.
- По желанию нажмите «Заполнить предварительную задачу» — подготовьте поручение за получателя: исполнители (ответственного отметьте звёздочкой), срок и текст. Все поля необязательны, получатель сможет их дополнить.
- Нажмите «Отправить на согласование» или «Сохранить черновик», если записка ещё не готова.
Номер служебная записка получает автоматически при отправке, по журналу своего дела. Делопроизводитель для неё не нужен.
Если для служебной записки администратор ограничил, кто может подписывать, в строке подписанта будут предложены только сотрудники на разрешённых должностях — см. «Настройки документов».
Подписание и согласование
- Записку подписывает подписант и визируют согласующие — каждый получает задачу, когда до него доходит очередь. Подписание — облачной подписью, подробнее в «Подписание документов ОЭП».
- Любой из них может нажать «Вернуть на доработку» и написать, что исправить. Автор открывает записку, нажимает «Редактировать», исправляет и нажимает «Сохранить и отправить».
- Пока записка не подписана, получатель её не видит. В карточке записки виден блок «После подписания — на рассмотрение»: кому она уйдёт и какая предварительная задача к ней приложена.
Когда все подписали, записка сразу поступает получателю.
Рассмотрение получателем
Получатель находит записку в «Задачи» → «На рассмотрении». В карточке документа у него плашка «Поступил вам на рассмотрение» и варианты решения:
- «Добавить задачу» — поручить исполнение. Укажите исполнителей (или целый отдел) и отметьте звёздочкой ответственного, срок, текст задачи; по желанию — контролирующих и согласующих задачи. Нажмите «Поручить».
- «Ознакомить» — направить записку выбранным сотрудникам на ознакомление. Рассмотрение на этом закрывается.
- «Принять к сведению» — если исполнять ничего не нужно. Рассмотрение закрывается.
Если автор заполнил предварительную задачу, она показана в плашке как «Предварительная задача от автора»:
- «Утвердить и поручить» — задача уходит исполнителям как есть. Нужны текст, срок и исполнители с ответственным — если чего-то нет, откроется форма для правки;
- «Изменить» — поправить текст, срок или исполнителей и поручить;
- «На согласование» — сначала согласовать задачу с другими сотрудниками: исполнителям она уйдёт после всех согласований.
Кнопки «Добавить задачу» в этом случае нет: предварительную задачу правят через «Изменить».
Если вместо этого выбрать «Ознакомить» или «Принять к сведению», предварительная задача будет отклонена — система спросит подтверждение.
Для срока исполнения есть готовые кнопки «3 дня», «7 дней» и другие — они считают дни без выходных организации.
Исполнение и ознакомление
- Исполнители получают поручение в «Задачи» → «На исполнении» и отчитываются по нему — как это делать, в «Задачи и поручения».
- Направить подписанную записку на ознакомление можно в любой момент: блок «Лист ознакомления» → «Ознакомить». Каждый получит задачу «Ознакомиться», а в листе видно, кто уже ознакомился.