Всё это — в верхнем меню «Настройки», вкладки «Номенклатура дел», «Журналы» и «Форматы нумераций». Раздел виден тем, кто может менять настройки организации, обычно админу организации. Если какой-то вкладки или назначения дела у вас нет — на вашем тарифе они не нужны.
Что такое номенклатура
Номенклатура дел — перечень дел организации: у каждого есть индекс (например, 01-01), наименование и назначение. Из подтверждённой номенклатуры получаются виды документов, которые сотрудники выбирают в «Создать документ».
Создание
Если номенклатуры ещё нет, выберите:
- «Использовать стандартную» — отметьте модули: «Канцелярия (секретарь)», «Кадровый документооборот», «Договоры и акты», «Внутренние документы». Под них создастся типовой набор дел.
- «Создать вручную» — тоже отметьте модули, а дела добавьте сами.
Новая номенклатура получает статус «Создана»: дела можно добавлять, править и удалять.
Дела
«Добавить дело»:
- «Индекс» — например, 01-01;
- «Наименование дела» — так же будет называться вид документа;
- «Назначение» — что ведётся в деле: «Входящий/Исходящий», «Служебная записка», «Внутренний (приказы, протоколы)», «Договор», «Приказ по личному составу» и другие. От назначения зависит, как документ согласуется и регистрируется.
У кадровых дел есть поле «Доступные виды дел» — какие кадровые документы можно создавать в этом деле. У нового дела отмечены все, лишнее снимите.
Подтверждение и изменения
- Нажмите «Подтвердить» — статус станет «Подтверждена», виды документов появятся в «Создать документ».
- У стандартной номенклатуры журналы регистрации при первом подтверждении создаются сами. Для номенклатуры, созданной вручную, заведите журналы на вкладке «Журналы».
- Чтобы поменять подтверждённую номенклатуру, нажмите «Внести изменения» и укажите «Причина изменений». Статус станет «На редактировании»: поправьте дела и снова нажмите «Подтвердить».
Дела, добавленные через «Внести изменения», журнал сами не получают — создайте его на вкладке «Журналы».
Журналы регистрации
Журнал выдаёт документам номера. Вид документа без журнала нельзя выбрать при создании документа. Такие виды показаны вверху вкладки в списке «Виды документов без журнала» — нажмите «Создать журнал», и форма откроется заполненной.
Поля журнала («Добавить журнал»):
- «Наименование» и «Тип» — входящий, исходящий, внутренний, кадровый или договоры. Тип потом не меняется;
- «Формат нумерации» — как выглядит номер;
- «Номер можно ввести вручную» — автор или делопроизводитель сможет указать свой номер (уникальный в журнале); пустое поле — номер по журналу. По умолчанию включено;
- «Начать нумерацию с» — при переходе с бумаги номер, на котором остановились;
- «Маршруты документов» — виды документов, которые регистрируются в журнале;
- «Права доступа по ролям» — см. ниже.
Сброс и изменение номера
- С 1 января нумерация в каждом журнале сама начинается заново с 1.
- «Изменить номер» задаёт номер следующего документа. Номер можно только увеличить — меньше последнего занятого в этом году нельзя. Можно указать причину, например «номера 108–199 выданы на бумаге». Все изменения — в «История изменений».
Права по журналам
Для каждой роли две галочки:
- «Регистрация» — сотрудники с этой ролью могут создавать документы видов этого журнала;
- «Просмотр» — видят все документы журнала, даже без участия в них. Выдавайте осознанно.
Архив и удаление
- «В архив» — журнал перестаёт выдавать номера, документы и номера сохраняются. Его виды документов останутся без журнала — привяжите их к другому. Архивные журналы — по кнопке «Показать архивные».
- «Восстановить из архива» — журнал снова работает; привяжите к нему виды через редактирование.
- «Удалить» — только пустой журнал; журнал с документами отправьте в архив.
Форматы номеров
На вкладке «Форматы нумераций» есть базовые форматы, например «Порядковый номер/Год» (12/2026) и «Индекс дела/Порядковый номер» (9/125). Их удалить нельзя.
Свой формат — «Добавить формат»: наименование и шаблон из переменных (порядковый номер, номер с ведущими нулями, индекс дела, год, месяц). Под полем виден «Пример номера».