Откуда приходят входящие
- От госорганов — через государственный шлюз электронного документооборота: госорган отправляет письмо из Инфодокс, оно приходит в Tariz. Для этого организация должна быть подключена к шлюзу — это есть на платных тарифах.
- От организаций в Tariz — напрямую, мгновенно, на любом тарифе.
- На бумаге или по почте — внесите такой документ сами: «Создать документ» → «Входящие», укажите отправителя, его регистрационный номер и дату, приложите скан.
Все входящие — в разделе «Маршруты → Входящие».
Регистрация
Как регистрируются входящие, задаёт администратор в «Настройки → Настройки документов» → «Входящие документы»:
- Автоматически — документ получает номер сразу при поступлении.
- Вручную (через регистратора) — документ ждёт сотрудника с ролью «Делопроизводитель». У него появляется задача в разделе «Задачи» → «Ждет регистрацию».
Ручная регистрация:
- Откройте документ — слева карточка и файлы, справа форма «Регистрация входящего».
- Заполните «Содержание» — краткое описание документа.
- Номер присваивается по формату журнала. Можно указать свой или «б/н» — для документов без номера.
- Выберите «Дальнейшее движение» (можно совместить):
- «На рассмотрение» — выберите руководителя. Можно сразу «Заполнить предварительную задачу»: исполнители, срок и текст — руководителю останется только утвердить.
- «На ознакомление» — сотрудники получат задачу «Ознакомиться».
- «Ответ на документ» — свяжите письмо с вашим исходящим, на которое оно отвечает.
- Нажмите «Зарегистрировать».
Если документ пришёл не по адресу, оформлен неверно или без приложений, нажмите «Забраковать», выберите основание и способ:
- «С возвратом отправителю» — документ вернётся отправителю с причиной, чтобы он исправил и отправил заново;
- «Просто бракование» — документ отклоняется без возврата.
Рассмотрение и резолюция
Кто рассматривает зарегистрированный входящий, задаёт «Настройки → Настройки документов» → «Порядок рассмотрения»:
- «Через руководителя (резолюция)» — документ поступает руководителю на рассмотрение;
- «Делопроизводитель распределяет» — делопроизводитель сам направляет документ на рассмотрение или на ознакомление, либо просто регистрирует.
Руководитель видит в карточке документа плашку «Поступил вам на рассмотрение» и выбирает:
- «Утвердить и поручить» — если делопроизводитель подготовил проект поручения; можно сначала «Изменить»;
- «Добавить задачу» — поручить исполнение самому;
- «Принять к сведению» — если исполнять ничего не нужно.
Поручения исполнителям
В форме задачи:
- Исполнители — сотрудники или целый отдел. Одного отметьте звёздочкой — это ответственный: он закрывает поручение и может ответить письмом.
- Срок исполнения и текст задачи.
- Контролирующие — по желанию: они видят поручение и получают уведомления.
- Нажмите «Поручить».
Документ можно разделить на несколько задач разным исполнителям. Как работать с поручением исполнителю — в инструкции «Задачи и поручения».
Ознакомление
Направить зарегистрированный документ сотрудникам можно в любой момент: блок «Лист ознакомления» → «Ознакомить». Каждый получит задачу «Ознакомиться», а в листе видно, кто уже ознакомился.
Ответ отправителю
В карточке входящего, в блоке «Ответ отправителю»:
- «Ответить письмом» — создаётся исходящее письмо отправителю, связанное с этим входящим. Перед отправкой оно проходит согласование и подписание.
- «Поручить сотруднику» — подготовить ответ поручите исполнителю.
Отправленные ответы видны в карточке входящего.
Если зарегистрировали неправильно
Руководитель, делопроизводитель или администратор может нажать «Вернуть на регистрацию» в карточке документа. Номер сохранится, поручения по документу отменятся, документ снова появится у регистратора — его можно зарегистрировать заново или забраковать.