Настройки документов

Настройки — в верхнем меню «Настройки». Раздел виден тем, кто может менять настройки организации, обычно админу организации. Если какой-то вкладки у вас нет — на вашем тарифе она не нужна.

Вкладка «Настройки документов»

Изменения на этой вкладке применяются только после кнопки «Сохранить» внизу. Пока не сохранили, там видно «Есть несохранённые изменения»; «Отменить» вернёт последнее сохранённое.

Входящие документы

Как поступивший документ получает номер:

• «Автоматически» — номер присваивается при поступлении, документ сразу проводится;
• «Вручную (через регистратора)» — документ попадает в очередь «Ждёт регистрацию», делопроизводитель выбирает дело и регистрирует.

Для ручной регистрации нужен сотрудник с ролью «Делопроизводитель» — пока его нет, документы регистрируются автоматически. Назначить роль — в «Оргструктура и сотрудники».

«Вид по умолчанию» — вид входящих, в который попадают поступившие документы; номер выдаёт его журнал.

Как работать с входящими после регистрации — в «Входящие документы».

Исходящие и внутренние документы

Для каждого вида — переключатель «Авто-регистрация» / «Вручную»:

• «Авто-регистрация» — после подписания документ сразу получает номер (исходящий — сразу уходит получателю);
• «Вручную» — подписанный документ уходит делопроизводителю: у него задача «Ждет регистрацию», он регистрирует и отправляет.

Кадровые документы настраиваются в группе «Внутренние документы». Служебной записки в списке нет: она всегда получает номер сама.

Установить контроль на подписанта

Раскройте блок и для нужного вида документа выберите должности, которые могут его подписывать.

• Поле пустое — подписать может любой сотрудник.
• Ограничение касается только подписанта («за подписью»). Согласующих оно не ограничивает.
• В форме документа в строке подписанта будут предложены только сотрудники на разрешённых должностях. Если подписанта освободили от должности, пока документ на согласовании, подписать он не сможет — верните документ на доработку и выберите другого.

Порядок рассмотрения

Кто направляет зарегистрированный входящий исполнителям:

• «Через руководителя (резолюция)» — документ поступает руководителю на рассмотрение;
• «Делопроизводитель распределяет» — делопроизводитель сам направляет документ на рассмотрение или ознакомление.

Сроки договоров

«Напоминать за» — за сколько дней до окончания договора напомнить ответственным, через запятую (например, «30, 7»). Срок уведомления из самого договора добавится к этим дням.

Вкладка «Настройки организации»

• Реквизиты — наименование, краткое наименование, ИНН, ОКПО, СОАТЕ, ГКЭД, адрес. Они используются в бланках и печатных формах. Наименование и ИНН подтверждённой организации не меняются.
• «Подпись поручений» — переключатель «Подписывать поручения ОЭП». Если включён, поручение уходит исполнителям только после подписи пин-кодом облачной подписи того, кто поручает. По умолчанию выключен: поручение подтверждается входом в систему и историей действий.
• «Подтверждение организации» — см. «Верификация организации».
• «Выходные дни» — кнопки Пн … Вс: отмеченные дни — выходные (по умолчанию суббота и воскресенье). Клик сразу сохраняет; хотя бы один день должен остаться рабочим.

Готовые сроки и выходные

В поле «Срок исполнения» (в поручениях, предварительной задаче, при регистрации входящего) есть кнопки «3 дня», «7 дней», «10 дней», «14 дней», «30 дней». Они ставят дату через столько рабочих дней от сегодня, пропуская выходные организации. Если дату выбрали вручную и она выпала на выходной, под полем появится подсказка.

Другие вкладки