Договоры — в разделе «Маршруты → Договоры». Пункт виден, если работа с договорами входит в ваш тариф (см. Тарифы).
Создать договор
- «Создать документ» → колонка «Договоры» → нужный вид.
- «Реквизиты договора»: заголовок, вид, предмет, сумма и валюта, НДС, начало и окончание действия. По желанию — «Автопролонгация».
- Загрузите «Официальный документ» (PDF). Если для вида есть шаблон, можно нажать «Сформировать по шаблону» — реквизиты и стороны подставятся сами.
- «Стороны договора»: «Сторона 1» — всегда ваша организация, для неё выберите роль (Заказчик, Исполнитель, Поставщик…). Остальных сторон добавьте кнопкой «Добавить сторону».
- «Участники» — коллеги, которые работают с договором (автор добавляется сам).
- Нажмите «Далее: просмотр» — договор сохранится черновиком и откроется его карточка. Сторонам пока ничего не уходит.
Как подписывает каждая сторона
| Сторона |
Что получит |
| «Организация» (подключена к Tariz) |
Свою копию в Tariz, подписывает ЭЦП у себя |
| «Внешняя организация» |
Защищённую ссылку. Укажите ИНН, наименование, ПИН и ФИО подписанта |
| «Гражданин» |
Защищённую ссылку. Укажите ФИО и ПИН |
Если сторона подписывает бумагу, переключите её с «ЭЦП» на «Оригинал». Получив подписанный экземпляр, нажмите в карточке «Оригинал получен» и укажите, кто и когда подписал.
Отправка и подписание
- В карточке черновика у каждой стороны написано, что она получит. Проверьте и нажмите «Отправить сторонам» (или «Редактировать»). Статус станет «Направлен сторонам».
- У внешней стороны нажмите «Скопировать ссылку» и отправьте её подписанту сами. Он откроет ссылку без регистрации, введёт ПИН, прочитает договор и подпишет облачной ОЭП кодом подтверждения. Если не согласен — «Отказаться подписывать» с причиной.
- Свою сторону согласуйте: автор или ответственный нажимает «Начать согласование». Цепочка подставится по маршруту вида договора (или по структуре компании), её можно поправить. Согласующие нажимают «Согласовать», подписант — «Подписать». Любой может «Вернуть на доработку».
Напоминания «запустить согласование» и «получить подписанный оригинал» приходят ответственному в «Задачи». Маршрут и шаблон для каждого вида настраиваются в «Настройки → Договоры».
Статусы
Договор: «Черновик» → «Направлен сторонам» → «На подписании» → «Заключён» (подписали все). Позже — «Истёк», «Исполнен» или «Расторгнут». Если сторона отказалась — «Отклонён».
Стороны имеют свой статус: «На рассмотрении», «На согласовании», «Ссылка отправлена», «Ждём оригинал», «Подписан», «Отказ» и другие.
- «Отказ» — исправьте текст и загрузите новую редакцию: блок «Версии проекта» → «Новая версия». Согласование нужно запустить заново. Редакции можно «Сравнить».
- «Не доставлено» — организация в Tariz не смогла принять договор. Нажмите «Отправить повторно», когда она будет готова.
- Пришедший от контрагента договор ваша сторона может «Отказать в подписании» с причиной.
Внести уже заключённый договор
Для договоров, подписанных на бумаге вне системы. Кнопка «Внести заключённый договор» в реестре есть у ролей «Делопроизводитель», «Руководитель» и «Админ организации».
- Загрузите скан (PDF), укажите контрагента, предмет и «Дата подписания».
- Номер по оригиналу, срок, подписантов и «Где хранится оригинал» можно указать сразу или позже.
- Нажмите «Внести в архив».
Договор попадёт в реестр без согласования и ЭЦП, сразу «Заключён» с отметкой «Внесён в архив». Недостающее добавьте кнопкой «Дозаполнить реквизиты».
Реестр договоров
Вкладки: «Все», «От контрагентов», «Черновики», «Отправленные», «Действующие», «Истекают» (30 дней и меньше), «Архив» (истёкшие, исполненные, расторгнутые, отклонённые). Поиск — по контрагенту, предмету, номеру и датам; в расширенном поиске — статус, вид и ответственный. Срок подсвечен: истёк — красным, меньше 30 дней — жёлтым.
О скором окончании срока Tariz напоминает уведомлениями. С автопролонгацией срок продлевается сам на тот же период.
Акты, счета и допсоглашения
В карточке заключённого договора, блок «Акты, счета и допсоглашения»:
- «Оформить акт» — акт выполненных работ; в договоре видно, сколько уже закрыто актами. Подписанный на бумаге акт — «Внести подписанный акт».
- «Выставить счёт» — если ваша сторона получает оплату (исполнитель, подрядчик, поставщик, арендодатель).
- «Допсоглашение» — новая сумма или срок. Когда его подпишут все, условия договора обновятся.
- «Спецификация».
- «Расторгнуть» — после подписания соглашения договор станет «Расторгнут».
Выполнили обязательства — «Отметить исполненным». Бумажные экземпляры учитываются в блоке «Оригинал», см. «Архив бумажных оригиналов».