Что нужно перед отправкой
- Номенклатура дел — «Настройки → Номенклатура дел». При онбординге она создаётся автоматически; проверьте, что номенклатура подтверждена — до этого регистрация документов не работает.
- Журналы регистрации — создаются по номенклатуре автоматически, на каждый поток документов свой журнал со своим форматом номера.
- Для отправки в госорганы организация должна быть верифицирована и подключён платный тариф.
Создание документа
- Нажмите «Создать документ» и выберите дело — куда документ будет зарегистрирован.
- Заполните реквизиты: заголовок, получателя (организация ищется по реестру — госорганы и компании, подключённые к обмену), текст или прикреплённый файл.
- Выберите согласующих и подписанта: маршрут строится по структуре вашей организации; последний в цепочке — тот, кто подписывает документ ОЭП.
- Сохраните документ — он уйдёт по маршруту согласования.
Согласование и подписание
- Каждый согласующий видит документ в разделе «На согласовании», может согласовать или вернуть на доработку с комментарием.
- Подписант подписывает документ облачной электронной подписью (ОЭП) — подробнее в инструкции «Подписание документов ОЭП».
Регистрация и отправка
После подписания документ регистрируется в журнале — получает регистрационный номер по формату журнала (автоматически или делопроизводителем, в зависимости от настроек «Настройки → Настройки документов»). Затем документ уходит получателю:
- госоргану — через государственный шлюз электронного документооборота, со статусами доставки и регистрации;
- контрагенту в Tariz — напрямую, мгновенно.
Статусы доставки видны в карточке документа. С момента отметки о доставке документ считается полученным адресатом.