Архив бумажных оригиналов

Бумажные экземпляры договоров (а также актов и допсоглашений) учитываются в Tariz: где хранится каждый экземпляр, кому его выдали и до какого числа нужно вернуть.

Кто ведёт архив

Учёт оригиналов ведут пользователи с ролью «Делопроизводитель», «Руководитель» или «Админ организации». Только у них в меню есть пункт «Маршруты → Архив» и кнопки действий с экземплярами. Остальные сотрудники в карточке договора видят, где лежит оригинал, но изменить ничего не могут.

Шаг 1. Места хранения

Сначала заведите места, где лежат бумаги: «Настройки → Места хранения» (на странице «Архив» есть кнопка «Места хранения»). Места заводит тот, кому открыты настройки организации, обычно админ организации.

1. Нажмите «Добавить место».
2. Укажите «Название» (например, «Шкаф 3») и, по желанию, «Код».
3. В поле «Находится в» выберите место уровнем выше. Так строится дерево: хранилище или филиал → шкаф → полка.
4. В поле «Хранитель» выберите сотрудника, который отвечает за это место.
5. Нажмите «Сохранить».

Шаг 2. Сдать оригинал в архив

1. Откройте карточку договора и найдите блок «Оригинал».
2. Нажмите «Сдать в архив».
3. Выберите «Место хранения», укажите число «Экземпляров» и, по желанию, «Листов».
4. Нажмите «Сдать».

Экземпляры попадут в том дела за год документа: Tariz сам откроет том и присвоит позицию в описи. В карточке договора будет видно место хранения, дело, том и номер позиции.

Если вы вносите уже заключённый договор, место можно указать сразу в форме, в поле «Где хранится оригинал». Подробнее — в статье «Договоры с контрагентами».

Статусы экземпляра

• «Выдать оригинал» — в поле «Кому» выберите сотрудника или напишите название организации (например, суд или аудитор). Можно указать «Вернуть до». Если выбран сотрудник, он получит уведомление.
• «Передать контрагенту» — в поле «Кому передаётся» укажите контрагента, курьера или трек-номер. Можно указать срок возврата.
• «Переместить» — выберите новое место хранения.

К любому действию можно добавить «Комментарий». Кнопка «История» у экземпляра показывает все движения: кто, когда и кому его выдавал.

Просроченный возврат

Если экземпляр не вернули к сроку, у него появляется отметка «Просрочен возврат». Каждое утро Tariz напоминает об этом тому, у кого экземпляр, тому, кто его выдал, и хранителю места.

Страница «Архив»

«Маршруты → Архив» — сводка по всем бумажным оригиналам организации. На странице две вкладки:

• «Где оригиналы» — все экземпляры: документ, номер, место и статус. Их можно отфильтровать по «Статус» и «Место хранения», а флажок «Просрочен возврат» оставит только невозвращённые в срок. Нажмите на строку, чтобы открыть документ.
• «Тома дел» — тома по делам и годам. Откройте том, чтобы увидеть опись: номер позиции, документ, рег. номер и дату, экземпляр, число листов и статус. Нажмите «Закрыть том», и новые оригиналы этого дела за этот год пойдут в следующий том.