Контрагенты

Где это

Пункт «Контрагенты» в верхнем меню. В разделе две вкладки:

• «Карточки» — справочник вашей организации: реквизиты контрагентов, которые подставляются в договоры;
• «Списки рассылки» — ваши подборки организаций для исходящих писем.

Справочник и списки общие для всей организации: всё, что добавил один сотрудник, видят остальные.

Добавить контрагента

1. На вкладке «Карточки» нажмите «Добавить контрагента».
2. Заполните «Полное название» и «ИНН» — они обязательны. Остальное по желанию:
   • «Краткое название», «ОКПО», «Юридический адрес»;
   • «Банк», «БИК», «Расчётный счёт» — основной счёт. Кнопка «Добавить счёт» добавляет ещё счета в другой валюте или в другом банке;
   • «Руководитель»: ФИО, должность и «Действует на основании»;
   • «Подписание договоров»: «Способ по умолчанию» — «ЭЦП (по ссылке)» или «Оригинал на бумаге», «ФИО подписанта», «ПИН подписанта» (14 цифр);
   • телефон, телефон канцелярии, email, сайт.
3. Нажмите «Сохранить».

Один ИНН — одна карточка: второй раз добавить контрагента с тем же ИНН не получится.

Контрагента можно сохранить и прямо из формы договора: заполните реквизиты внешней организации и нажмите «Сохранить в контрагенты».

Поиск и работа с карточкой

Ищите в строке «Поиск по названию или ИНН». В строке контрагента ссылка «Договоры» открывает реестр договоров с ним.

На странице контрагента:

• в шапке — название, ИНН и статус «Подключён к ЭДО» или «Не подключён к ЭДО»;
• кнопки «В список» (добавить в список рассылки), «Копировать реквизиты», «Редактировать» и «Создать исходящее»;
• вкладка «Реквизиты» — все заполненные поля, каждое можно скопировать;
• вкладка «Активность» — события по контрагенту (входящие, исходящие, договоры и счета, поручения, изменения реквизитов), фильтры по видам и блок «За год»: сколько входящих и исходящих, действующих договоров и сумма по ним, открытых поручений. Здесь же можно «Добавить заметку» — её видят все сотрудники организации;
• вкладка «Документы» — переписка, договоры, акты и счета с контрагентом. Показываются только документы, к которым у вас есть доступ.

Удалить карточку из справочника может Делопроизводитель, Руководитель или Админ организации. Договоры с этим контрагентом при этом не меняются.

Обмен документами

Исходящие письма уходят организациям, подключённым к электронному документообороту. Если контрагент подключён, кнопка «Создать исходящее» откроет новый документ с ним в адресатах. Для неподключённого кнопка неактивна. Как отправить письмо — в статье «Первый исходящий документ».

Договоры отправляются по-разному — в зависимости от стороны:

Если сторона договора — «Внешняя организация», начните вводить название или ИНН в поле «Из справочника контрагентов»: реквизиты, подписант и способ подписания подставятся из карточки. Реквизиты попадают и в поля шаблона договора: {Адрес контрагента}, {Банк контрагента}, {Руководитель контрагента} и другие.

Списки рассылки

Списки помогают быстро выбирать адресатов: при создании исходящего ваши списки показываются первыми.

1. На вкладке «Списки рассылки» нажмите «Новый список». Чтобы переименовать список, нажмите на его название.
2. В блоке «Добавить из справочника» найдите организацию по названию или ИНН и нажмите «Добавить». Здесь общий справочник организаций, подключённых к ЭДО, а не только ваши карточки.
3. Чтобы отправить письмо всем участникам списка, нажмите «Создать исходящее всем».

У каждой организации в списке есть кнопка «Карточка»: она открывает карточку контрагента, а если карточки ещё нет, создаёт её из данных справочника. Такая карточка сразу подключена к ЭДО.

Частые вопросы

Контрагент «Не подключён к ЭДО», хотя работает с электронными документами. Карточка, добавленная вручную, не связана со справочником ЭДО. Найдите организацию в «Списки рассылки → Добавить из справочника», добавьте её в любой список и нажмите «Карточка» — Tariz найдёт вашу карточку по ИНН и подключит её.

Ошибка «Контрагент с ИНН … уже есть в справочнике». Карточка с таким ИНН уже есть. Найдите её поиском по ИНН и отредактируйте.

При удалении карточки появляется ошибка. Удалить карточку может только Делопроизводитель, Руководитель или Админ организации. Попросите их или администратора организации.