Что нужно заранее
- Внутренние документы есть на тарифах с внутренним документооборотом — см. Тарифы.
- В номенклатуре дел должно быть дело для приказов, а у вас — право создавать в нём документы. Если нужного вида нет в списке, обратитесь к администратору: «Настройки → Номенклатура дел».
Создание приказа
- Нажмите «Создать документ» и выберите вид — например, «Приказ».
- Загрузите текст приказа в PDF — это официальный документ, его и подписывают. Приложения можно добавить отдельными файлами.
- Заполните «Наименование» и «Описание» (краткое содержание).
- Постройте маршрут согласования — «Очередность подписания»:
- каждая строка — шаг очереди; сотрудники в одной строке согласуют параллельно, строки проходят по порядку;
- последняя строка — подписант, он подписывает приказ ОЭП;
- строки и людей можно перетаскивать, чтобы поменять порядок.
- Укажите, что будет «После подписания» (можно оба варианта):
- «На ознакомление» — сотрудники или отделы, которые должны подтвердить прочтение;
- «Поставить задачу» — поручения по исполнению приказа с исполнителями и сроком; можно «Поставить на контроль».
- Нажмите «Отправить на согласование». Или «Сохранить черновик», чтобы вернуться позже.
Согласование и подписание
Каждый участник получает задачу, когда до него доходит очередь: «Задачи» → «Подписать». В карточке приказа, в блоке «Лист согласования»:
- «Согласовать» — для согласующих;
- «Подписать» — для подписанта.
И согласование, и подпись подтверждаются кодом облачной электронной подписи (подробнее в инструкции «Подписание документов ОЭП»). Вместо этого можно нажать:
- «Вернуть на доработку» — с обязательной причиной: что нужно исправить.
Когда подписант подписал, приказ регистрируется в журнале и получает номер. Если в «Настройки → Настройки документов» у этого вида выключена авто-регистрация, приказ сначала попадает к Делопроизводителю — у него задача «Ждет регистрацию» и кнопка «Зарегистрировать».
Возврат на доработку
- Приказ возвращается автору со статусом «На доработке», у автора появляется задача в «Задачи» → «На доработке».
- Автор нажимает «Редактировать», исправляет и снова отправляет на согласование — очередь начнётся заново.
- Автор может и сам «Вернуть на доработку» свой приказ, пока тот не зарегистрирован, — например, если заметил ошибку.
После подписания
- Сотрудники из листа ознакомления получают задачу «Ознакомиться». В карточке приказа видно, кто уже ознакомился и когда.
- Исполнители получают поручения по приказу. Ход исполнения — в блоке «Задачи по приказу».