Настройка организации: чек-лист администратора

Окно «Завершите настройку»

После создания организации администратор при каждом входе видит окно «Завершите настройку» со списком шагов. У каждого шага есть кнопка, которая ведёт в нужный раздел, а выполненные шаги отмечены. Окно можно закрыть: в правом нижнем углу останется кнопка «Завершите настройку», по ней окно открывается снова. При следующем входе окно появится само, пока не выполнены все шаги.

На некоторых тарифах структура, номенклатура и регистрация создаются сами. Тогда окна нет, а над страницей висит плашка «Подтвердите организацию», пока организация не подтверждена. У ИП нет шага со структурой: она создаётся при регистрации.

1. Подтвердите организацию

Кнопка «Подтвердить». Верификация открывает полный доступ к функциям, в том числе обмен документами. Пока документы на проверке, шаг помечен «Запрос отправлен, документы проверяются». Подробнее в статье «Верификация организации».

2. Создайте структуру организации

Кнопка «Создать» ведёт в «Компания → Структура компании». Добавьте руководителя, заместителей, отделы и должности. Если при регистрации создалась только должность руководителя, шаг подскажет добавить отделы и должности.

От структуры зависят маршруты согласования и роли сотрудников. Подробнее в статьях «Оргструктура и сотрудники» и «Должности и роли в структуре».

3. Настройте номенклатуру дел

Кнопка «Настроить» ведёт в «Настройки → Номенклатура дел». Обычно стандартные дела уже созданы автоматически. Проверьте их и подтвердите номенклатуру: до этого документы не регистрируются. Приказы и кадровые дела можно добавить позже через «Внести изменения». Подробнее в статье «Номенклатура дел и журналы регистрации».

4. Настройте регистрацию документов

Кнопка «Настроить» ведёт в «Настройки → Настройки документов». Выберите, как регистрируются входящие (автоматически или через делопроизводителя) и какие исходящие и внутренние документы получают номер сами. Подробнее в статье «Настройки документов».

Что ещё сделать

Этих шагов нет в окне, но без них работать неудобно:

• Пригласите сотрудников. Назначьте людей на должности и откройте им доступ: «Компания → Доступы» → «Открыть доступ к сотрудникам». Каждый получит ссылку-приглашение. Что увидит сотрудник, описано в статье «Первый вход сотрудника».
• Назначьте делопроизводителя, если входящие регистрируются вручную. Без сотрудника с ролью «Делопроизводитель» документы регистрируются автоматически.
• Выберите тариф. На бесплатном тарифе нет обмена документами с госорганами. Меню в правом верхнем углу → «Тарифный план», подробнее в статье «Тарифы и оплата».
• Заполните реквизиты в «Настройки → Настройки организации». Они попадают в бланки и печатные формы.
• Добавьте контрагентов, с которыми работаете чаще всего. Подробнее в статье «Контрагенты».
• Подключите уведомления в Telegram себе и расскажите о них сотрудникам: «Уведомления в Telegram».

Когда всё готово, создайте первый документ по инструкции «Первый исходящий документ».