Как работать в Tariz

Как создать, согласовать и отправить официальное письмо — в госорган или контрагенту

Что нужно перед отправкой

1. Номенклатура дел — «Настройки → Номенклатура дел». При онбординге она создаётся автоматически; проверьте, что номенклатура подтверждена — до этого регистрация документов не работает.
2. Журналы регистрации — создаются по номенклатуре автоматически, на каждый поток документов свой журнал со своим форматом номера.
3. Для отправки в госорганы организация должна быть верифицирована и подключён платный тариф.

Создание документа

1. Нажмите «Создать документ» и выберите дело — куда документ будет зарегистрирован.
2. Заполните реквизиты: заголовок, получателя (организация ищется по реестру — госорганы и компании, подключённые к обмену), текст или прикреплённый файл.
3. Выберите согласующих и подписанта: маршрут строится по структуре вашей организации; последний в цепочке — тот, кто подписывает документ ОЭП.
4. Сохраните документ — он уйдёт по маршруту согласования.

Согласование и подписание

• Каждый согласующий видит документ в разделе «На согласовании», может согласовать или вернуть на доработку с комментарием.
• Подписант подписывает документ облачной электронной подписью (ОЭП) — подробнее в инструкции «Подписание документов ОЭП».

Регистрация и отправка

После подписания документ регистрируется в журнале — получает регистрационный номер по формату журнала (автоматически или делопроизводителем, в зависимости от настроек «Настройки → Настройки документов»). Затем документ уходит получателю:

• госоргану — через государственный шлюз электронного документооборота, со статусами доставки и регистрации;
• контрагенту в Tariz — напрямую, мгновенно.

Статусы доставки видны в карточке документа. С момента отметки о доставке документ считается полученным адресатом.

Открыть отдельной страницей

Откуда приходят входящие, как их зарегистрировать, наложить резолюцию и ответить

Откуда приходят входящие

• От госорганов — через государственный шлюз электронного документооборота: госорган отправляет письмо из Инфодокс, оно приходит в Tariz. Для этого организация должна быть подключена к шлюзу — это есть на платных тарифах.
• От организаций в Tariz — напрямую, мгновенно, на любом тарифе.
• На бумаге или по почте — внесите такой документ сами: «Создать документ» → «Входящие», укажите отправителя, его регистрационный номер и дату, приложите скан.

Все входящие — в разделе «Маршруты → Входящие».

Регистрация

Как регистрируются входящие, задаёт администратор в «Настройки → Настройки документов» → «Входящие документы»:

• Автоматически — документ получает номер сразу при поступлении.
• Вручную (через регистратора) — документ ждёт сотрудника с ролью «Делопроизводитель». У него появляется задача в разделе «Задачи» → «Ждет регистрацию».

Ручная регистрация:

1. Откройте документ — слева карточка и файлы, справа форма «Регистрация входящего».
2. Заполните «Содержание» — краткое описание документа.
3. Номер присваивается по формату журнала. Можно указать свой или «б/н» — для документов без номера.
4. Выберите «Дальнейшее движение» (можно совместить):
   • «На рассмотрение» — выберите руководителя. Можно сразу «Заполнить предварительную задачу»: исполнители, срок и текст — руководителю останется только утвердить.
   • «На ознакомление» — сотрудники получат задачу «Ознакомиться».
   • «Ответ на документ» — свяжите письмо с вашим исходящим, на которое оно отвечает.
5. Нажмите «Зарегистрировать».

Если документ пришёл не по адресу, оформлен неверно или без приложений, нажмите «Забраковать», выберите основание и способ:

• «С возвратом отправителю» — документ вернётся отправителю с причиной, чтобы он исправил и отправил заново;
• «Просто бракование» — документ отклоняется без возврата.

Рассмотрение и резолюция

Кто рассматривает зарегистрированный входящий, задаёт «Настройки → Настройки документов» → «Порядок рассмотрения»:

• «Через руководителя (резолюция)» — документ поступает руководителю на рассмотрение;
• «Делопроизводитель распределяет» — делопроизводитель сам направляет документ на рассмотрение или на ознакомление, либо просто регистрирует.

Руководитель видит в карточке документа плашку «Поступил вам на рассмотрение» и выбирает:

• «Утвердить и поручить» — если делопроизводитель подготовил проект поручения; можно сначала «Изменить»;
• «Добавить задачу» — поручить исполнение самому;
• «Принять к сведению» — если исполнять ничего не нужно.

Поручения исполнителям

В форме задачи:

1. Исполнители — сотрудники или целый отдел. Одного отметьте звёздочкой — это ответственный: он закрывает поручение и может ответить письмом.
2. Срок исполнения и текст задачи.
3. Контролирующие — по желанию: они видят поручение и получают уведомления.
4. Нажмите «Поручить».

Документ можно разделить на несколько задач разным исполнителям. Как работать с поручением исполнителю — в инструкции «Задачи и поручения».

Ознакомление

Направить зарегистрированный документ сотрудникам можно в любой момент: блок «Лист ознакомления» → «Ознакомить». Каждый получит задачу «Ознакомиться», а в листе видно, кто уже ознакомился.

Ответ отправителю

В карточке входящего, в блоке «Ответ отправителю»:

• «Ответить письмом» — создаётся исходящее письмо отправителю, связанное с этим входящим. Перед отправкой оно проходит согласование и подписание.
• «Поручить сотруднику» — подготовить ответ поручите исполнителю.

Отправленные ответы видны в карточке входящего.

Если зарегистрировали неправильно

Руководитель, делопроизводитель или администратор может нажать «Вернуть на регистрацию» в карточке документа. Номер сохранится, поручения по документу отменятся, документ снова появится у регистратора — его можно зарегистрировать заново или забраковать.

Открыть отдельной страницей

Внутренний документ по маршруту: согласующие, подписант, возврат на доработку, ознакомление

Что нужно заранее

• Внутренние документы есть на тарифах с внутренним документооборотом — см. Тарифы.
• В номенклатуре дел должно быть дело для приказов, а у вас — право создавать в нём документы. Если нужного вида нет в списке, обратитесь к администратору: «Настройки → Номенклатура дел».

Создание приказа

1. Нажмите «Создать документ» и выберите вид — например, «Приказ».
2. Загрузите текст приказа в PDF — это официальный документ, его и подписывают. Приложения можно добавить отдельными файлами.
3. Заполните «Наименование» и «Описание» (краткое содержание).
4. Постройте маршрут согласования — «Очередность подписания»:
   • каждая строка — шаг очереди; сотрудники в одной строке согласуют параллельно, строки проходят по порядку;
   • последняя строка — подписант, он подписывает приказ ОЭП;
   • строки и людей можно перетаскивать, чтобы поменять порядок.
5. Укажите, что будет «После подписания» (можно оба варианта):
   • «На ознакомление» — сотрудники или отделы, которые должны подтвердить прочтение;
   • «Поставить задачу» — поручения по исполнению приказа с исполнителями и сроком; можно «Поставить на контроль».
6. Нажмите «Отправить на согласование». Или «Сохранить черновик», чтобы вернуться позже.

Согласование и подписание

Каждый участник получает задачу, когда до него доходит очередь: «Задачи» → «Подписать». В карточке приказа, в блоке «Лист согласования»:

• «Согласовать» — для согласующих;
• «Подписать» — для подписанта.

И согласование, и подпись подтверждаются кодом облачной электронной подписи (подробнее в инструкции «Подписание документов ОЭП»). Вместо этого можно нажать:

• «Вернуть на доработку» — с обязательной причиной: что нужно исправить.

Когда подписант подписал, приказ регистрируется в журнале и получает номер. Если в «Настройки → Настройки документов» у этого вида выключена авто-регистрация, приказ сначала попадает к Делопроизводителю — у него задача «Ждет регистрацию» и кнопка «Зарегистрировать».

Возврат на доработку

• Приказ возвращается автору со статусом «На доработке», у автора появляется задача в «Задачи» → «На доработке».
• Автор нажимает «Редактировать», исправляет и снова отправляет на согласование — очередь начнётся заново.
• Автор может и сам «Вернуть на доработку» свой приказ, пока тот не зарегистрирован, — например, если заметил ошибку.

После подписания

• Сотрудники из листа ознакомления получают задачу «Ознакомиться». В карточке приказа видно, кто уже ознакомился и когда.
• Исполнители получают поручения по приказу. Ход исполнения — в блоке «Задачи по приказу».

Открыть отдельной страницей

Где искать свои задачи, как исполнить поручение, ответить и перенести срок

Где мои задачи

Всё, что ждёт вашего действия, — в разделе «Задачи» левого меню. Пункты с фильтрами:

Рядом с пунктом — число открытых задач. На странице «Мои задачи» сверху видно, сколько задач просрочено, со сроком сегодня и на этой неделе. Задачи можно смотреть таблицей или канбаном.

Как исполнить поручение

1. Откройте поручение — из «Задачи» → «На исполнении» или из карточки документа.
2. В поручении видно, кто поручил, срок и текст. Если срок прошёл, поручение помечено как просроченное.
3. Отчитайтесь:
   • «Написать в задаче» — ответ текстом, его увидит автор поручения;
   • «Ответить письмом» — подготовить исходящее письмо отправителю входящего. После отправки письма поручение закроется само;
   • «Завершить задачу» — когда всё сделано.

Если исполнителей несколько, поручение закрывает ответственный — он отмечен в поручении.

Перенос срока

• Исполнитель нажимает «Попросить перенос срока», указывает новый срок и причину. Запрос уходит автору поручения.
• Автор поручения видит запрос в поручении и выбирает «Перенести на …» или «Отказать», при желании с комментарием. Автор может и сам «Перенести срок» в любой момент.

Все переносы сохраняются в «История сроков».

Ознакомление

Документы на ознакомление — в «Задачи» → «Ознакомиться». Откройте документ и подтвердите кнопкой «Ознакомиться» (в приказе — «Ознакомился(-ась)»). Отметка с датой появится в листе ознакомления документа.

Уведомления

О новых задачах можно получать уведомления в Telegram: меню в правом верхнем углу → «Уведомления». Там же настраивается, о каких событиях сообщать.

Открыть отдельной страницей