Как работать в Tariz

Отделы, должности, назначения и доступ сотрудников в систему

Где это

Раздел «Компания» в верхнем меню: «Структура компании», «Отделы», «Сотрудники» и «Доступы». Оргструктура есть на тарифах с функцией «Оргструктура и сотрудники» — см. Тарифы. Если в меню вместо «Компании» только пункт «Доступы», на вашем тарифе структуры нет: сотрудников добавляют сразу в «Доступы» (см. ниже).

Структура нужна не только для порядка: по ней строятся маршруты согласования и выбираются исполнители поручений.

Создание структуры

1. Откройте «Компания → Структура компании». Пока структуры нет, система предложит её создать.
2. Пройдите мастер «Создание структуры организации»: данные организации уже подставлены из регистрации, укажите должность руководителя, есть ли отделы и заместители.
3. Мастер предложит скелет: руководителя, замов с распределением отделов, отделы с заведующими и должности — поправьте и сохраните.

Дальше структуру можно менять в любой момент — кнопка «Добавить»:

• Заместитель директора — и какие отделы он курирует;
• Отдел — с заведующим и должностями;
• Должность в прямом подчинении — напрямую под руководителем.

У каждого отдела и должности есть меню: переименовать, добавить должность, назначить заведующего, удалить. Незанятая должность помечена «Вакансия открыта».

Назначение сотрудников

1. В меню должности нажмите «Назначить».
2. Выберите сотрудника из списка или добавьте нового: введите ПИН (14 знаков). Если человек уже есть в Tariz, данные подтянутся; если нет — заполните ФИО.
3. Отметьте «Открыть доступ к системе» и укажите email, если сотрудник должен работать в Tariz. Без этого он будет в структуре, но войти не сможет.

Назначение на должность и доступ в систему — разные вещи: сотрудник может числиться в структуре (например, чтобы попадать в приказы), не имея входа.

Все сотрудники с должностями и отделами — в «Компания → Сотрудники», с поиском по ФИО и фильтрами. В профиле сотрудника: анкета, место работы, трудовая деятельность и стаж, приказы по сотруднику.

Доступ в систему

Раздел «Доступы» — кто может входить в организацию и с какими ролями.

Открыть доступ сотрудникам из структуры:

1. Нажмите «Открыть доступ к сотрудникам» — появится список тех, кто в структуре, но без доступа.
2. Отметьте нужных и выберите роль доступа (Руководитель, Зам. руководитель, Заведующий, Сотрудник, Админ организации) и при необходимости доп. роль «Делопроизводитель».
3. Нажмите «Пригласить». Система покажет ссылки-приглашения — скопируйте и отправьте сотрудникам. Ссылка действует 7 дней.

Добавить одного пользователя: кнопка «Добавить» → введите ПИН → «Найти» → проверьте email и данные → «Добавить». Новому пользователю придёт письмо для активации.

Сотрудник переходит по ссылке, задаёт пароль и сразу попадает в организацию.

Управление доступом — меню в строке пользователя:

• «Роли пользователя» — отметьте нужные роли;
• «Отправить приглашение заново» — если сотрудник не успел активировать доступ;
• «Закрыть доступ» / «Открыть доступ» — например, при увольнении. Данные и история действий сохраняются.

Сверху страницы — счётчик мест: сколько пользователей занято из лимита тарифа. Заблокированные в лимит не входят. Когда лимит исчерпан, докупите места или перейдите на тариф выше (см. «Тарифы и оплата»).

Роли

Открыть отдельной страницей

Заявления сотрудников и кадровые приказы: создание, рассмотрение, приказ на основании

Что нужно заранее

• Кадровый документооборот есть на тарифах с функцией «Кадровый документооборот (HRM)» — см. Тарифы.
• В номенклатуре дел должны быть дела для заявлений и кадровых приказов, а в каждом деле — выбраны «Доступные виды дел»: какие именно заявления и приказы в нём ведутся. Это делает администратор в «Настройки → Номенклатура дел» через «Внести изменения».

Раздел со всеми кадровыми документами — «Маршруты → Кадровые».

Заявление сотрудника

1. Нажмите «Создать документ» и выберите дело для заявлений.
2. Выберите «Вид документа» — например, заявление об отпуске — и заполните «Наименование».
3. Заполните поля вида: даты, сотрудника, отдел и т. п. Набор полей зависит от вида.
4. Проверьте документ кнопкой «Предварительный просмотр»: официальный файл формируется автоматически по шаблону вида — его и подписывают. Свой файл загружать не нужно, приложения — по желанию.
5. Укажите маршрут: согласующих и подписанта.
6. В блоке «На рассмотрение» выберите, кому направить заявление после подписания, — например, кадровику. Можно сразу «Заполнить предварительную задачу».
7. Нажмите «Отправить на согласование».

Документ получает номер сразу при создании, чтобы он попал в печатную форму.

Рассмотрение заявления

После подписания заявление поступает рассматривающему. В карточке у него плашка «Поступил вам на рассмотрение»:

• «Подготовить приказ на основании» — сразу перейти к приказу;
• «Добавить задачу» — поручить кому-то подготовку;
• «Принять к сведению» — если приказ не нужен.

До подписания заявления рассматривающий его не видит.

Кадровый приказ

Приказ можно создать с нуля («Создать документ» → дело кадровых приказов) или на основании заявления:

1. В карточке заявления нажмите «Подготовить приказ на основании».
2. Выберите дело — журнал приказов (если он один, выберется сам).
3. Поля, совпадающие с заявлением, заполнятся автоматически — проверьте и дополните.
4. Укажите согласующих и подписанта и нажмите «Отправить на согласование».

В карточке приказа заявление показано как «Основание».

Согласование и доработка

Кадровые документы согласуются и подписываются так же, как приказы: по очереди в маршруте, подпись — облачной электронной подписью (ОЭП). Любой участник может «Вернуть на доработку» с причиной — автор исправляет документ и нажимает «Сохранить и отправить». Подробнее — в инструкции «Согласование и подписание приказа».

Частые вопросы

В списке нет нужного вида документа. Для этого дела не выбраны доступные виды. Попросите администратора добавить их в «Настройки → Номенклатура дел».

Нет дела для кадровых документов при создании. Проверьте, что в номенклатуре есть кадровые дела и она подтверждена, а у вас есть право создавать документы в этих делах.

Открыть отдельной страницей