Освобождение от должности, перевод и передача дел

Кто это делает

Освобождать, переводить и передавать дела может тот, у кого есть право назначать сотрудников. По умолчанию оно есть у ролей Админ организации, Руководитель и Делопроизводитель.

Все действия — в меню ⋮ в шапке профиля сотрудника («Компания → Сотрудники» → откройте сотрудника). Пункты «Переназначить», «Освободить» и «Отменить назначение» есть и в меню должности на странице «Компания → Структура компании», если должность занята.

Освободить от должности

1. В профиле сотрудника нажмите ⋮ → «Освободить».
2. Если у сотрудника несколько должностей, в поле «Назначение» выберите одну или оставьте «Все назначения».
3. Укажите «Дата освобождения» и «Основание»: по собственному желанию, по соглашению сторон, в связи с выходом на пенсию или иное основание.
4. При желании заполните «Статья ТК», «№ приказа» и «Дата приказа», выберите «Приказ в системе» и приложите «Скан приказа» (PDF или JPG до 10 МБ).
5. Если у сотрудника есть незавершённые дела, выберите, кому их передать (см. ниже).
6. Нажмите «Освободить».

Что произойдёт:

• назначение закроется датой освобождения, должность станет вакантной;
• роли, которые давала эта должность, снимутся. Роль «Админ организации» не снимается — ею управляют в «Доступах»;
• во вкладке «Приказы» профиля появится запись «Освобождение от должности», в шапке профиля — статус «Освобождён» / «Освобождена».

Тот же результат даёт подписанный приказ о прекращении трудового договора (увольнении) — тогда вручную освобождать не нужно. Подробнее о приказах — в статье «Кадровые документы».

Закрытие доступа при увольнении

Если после освобождения у сотрудника не осталось ни одной должности в организации, Tariz сам закроет ему доступ — так же, как кнопка «Закрыть доступ» в «Компания → Доступы». Сотрудник больше не сможет войти в организацию, а его место в лимите пользователей тарифа освободится.

• Документы и история действий сохраняются.
• Если это единственный активный администратор организации, доступ ему сохраняется, чтобы организация не осталась без администратора.
• Вернуть доступ можно в «Доступах» кнопкой «Открыть доступ».

Перевод на другую должность и отмена назначения доступ не закрывают.

Перевести на другую должность

1. В профиле нажмите ⋮ → «Переназначить».
2. Выберите «С должности» (если должностей несколько) и «Новая должность» из оргструктуры.
3. Укажите «Дата перевода» и «Характер»: «Постоянно» или «Временно» — для временного перевода можно указать «По дату».
4. При желании заполните «Основание», номер и дату приказа, приложите скан.
5. Нажмите «Перевести».

Прежнее назначение закроется накануне даты перевода, новое начнётся с неё, роль сменится по новой должности. Во вкладке «Приказы» появится запись «Перевод». Временный перевод по окончании срока сам не отменяется — сотрудника нужно перевести обратно.

Документы, в которых сотрудник уже участвовал, остаются ему доступны и после перевода.

Передача дел

Незавершённые дела — это то, что ждёт сотрудника по документам: подписать или согласовать документ или ответ, рассмотреть, исполнить или проконтролировать поручение, зарегистрировать документ, рассмотреть договор или получить его оригинал, а также шаги маршрута, до которых ещё не дошла очередь.

Передать их можно тремя способами:

• В окне «Освободить» — блок «У сотрудника N незавершённых дел» с полем «Передать дела сотруднику». Если сотрудник освобождается со всех должностей, поле обязательно.
• В окне «Переназначить» — по желанию: без получателя сотрудник продолжит дела сам.
• Отдельно: ⋮ → «Передать дела» → выберите сотрудника → «Передать». Пункт виден, пока у сотрудника есть незавершённые дела. Если сотрудника освободили подписанным приказом, а дела остались, в его профиле появится плашка с кнопкой «Передать дела».

Получатель встаёт вместо сотрудника в маршруты согласования и поручения, получает задачи с уведомлением и доступ к этим документам. Ознакомление и доработка не передаются: ознакомление личное, а доработку делает автор документа.

Отменить ошибочное назначение

Если сотрудника назначили на должность по ошибке, используйте ⋮ → «Отменить назначение». Должность станет вакантной, а назначение не попадёт в опыт работы, стаж, «Приказы» и ленту. Если сотрудник действительно работал на должности, используйте «Освободить». Отменить нельзя назначение, на которое оформлен трудовой договор, и назначение, внесённое переводом.

Частые вопросы

В меню ⋮ нет пунктов «Освободить» и «Переназначить». У вас нет права назначать сотрудников, или у сотрудника нет действующих должностей.

Не получается передать дела выбранному коллеге. Получатель должен работать в вашей организации и иметь открытый доступ. Если он уже стоит в том же маршруте или поручении, выберите другого сотрудника.

Ошибка «Дата освобождения раньше даты назначения». Дата освобождения не может быть раньше начала работы на должности. Проверьте дату.

См. также: «Оргструктура и сотрудники», «Трудовые договоры».