Что нужно заранее
- Кадровый документооборот есть на тарифах с функцией «Кадровый документооборот (HRM)» — см. Тарифы.
- В номенклатуре дел должны быть дела для заявлений и кадровых приказов, а в каждом деле — выбраны «Доступные виды дел»: какие именно заявления и приказы в нём ведутся. Это делает администратор в «Настройки → Номенклатура дел» через «Внести изменения».
Раздел со всеми кадровыми документами — «Маршруты → Кадровые».
Заявление сотрудника
- Нажмите «Создать документ» и выберите дело для заявлений.
- Выберите «Вид документа» — например, заявление об отпуске — и заполните «Наименование».
- Заполните поля вида: даты, сотрудника, отдел и т. п. Набор полей зависит от вида.
- Проверьте документ кнопкой «Предварительный просмотр»: официальный файл формируется автоматически по шаблону вида — его и подписывают. Свой файл загружать не нужно, приложения — по желанию.
- Укажите маршрут: согласующих и подписанта.
- В блоке «На рассмотрение» выберите, кому направить заявление после подписания, — например, кадровику. Можно сразу «Заполнить предварительную задачу».
- Нажмите «Отправить на согласование».
Документ получает номер сразу при создании, чтобы он попал в печатную форму.
Рассмотрение заявления
После подписания заявление поступает рассматривающему. В карточке у него плашка «Поступил вам на рассмотрение»:
- «Подготовить приказ на основании» — сразу перейти к приказу;
- «Добавить задачу» — поручить кому-то подготовку;
- «Принять к сведению» — если приказ не нужен.
До подписания заявления рассматривающий его не видит.
Кадровый приказ
Приказ можно создать с нуля («Создать документ» → дело кадровых приказов) или на основании заявления:
- В карточке заявления нажмите «Подготовить приказ на основании».
- Выберите дело — журнал приказов (если он один, выберется сам).
- Поля, совпадающие с заявлением, заполнятся автоматически — проверьте и дополните.
- Укажите согласующих и подписанта и нажмите «Отправить на согласование».
В карточке приказа заявление показано как «Основание».
Согласование и доработка
Кадровые документы согласуются и подписываются так же, как приказы: по очереди в маршруте, подпись — облачной электронной подписью (ОЭП). Любой участник может «Вернуть на доработку» с причиной — автор исправляет документ и нажимает «Сохранить и отправить». Подробнее — в инструкции «Согласование и подписание приказа».
Частые вопросы
В списке нет нужного вида документа.
Для этого дела не выбраны доступные виды. Попросите администратора добавить их в «Настройки → Номенклатура дел».
Нет дела для кадровых документов при создании.
Проверьте, что в номенклатуре есть кадровые дела и она подтверждена, а у вас есть право создавать документы в этих делах.