Об искусственном интеллекте сейчас говорят все: он пишет письма, составляет отчёты, отвечает на вопросы. Руководители спрашивают, как применить его в своей компании. Но у большинства организаций внедрение ИИ упирается не в выбор программы, а в то, что ему просто нечего читать.
ИИ работает только с тем, что есть в электронном виде и разложено по порядку. Если договоры лежат в шкафу, приказы — в папке у кадровика, а переписка с контрагентами — в личной почте трёх сотрудников, никакой ИИ не ответит на вопрос «какие договоры истекают в этом квартале».
Разберём, что нужно сделать уже сейчас, чтобы ИИ потом действительно помогал, а не стал дорогой игрушкой.
Какие задачи ИИ может решать в компании
Без фантастики — задачи, которые уже сегодня решают ИИ-инструменты при наличии данных:
- Найти нужное за секунды. «Покажи все договоры с поставщиком X» или «какие договоры истекают до конца года» — вместо ручного перебора папок.
- Подготовить черновик документа. Приказ об отпуске, служебная записка, ответ на письмо — по короткому описанию и по образцу, принятому в компании.
- Кратко пересказать документ. Руководителю на согласование приходит договор на 20 страниц — ИИ выделит стороны, сумму, сроки и необычные условия.
- Разобрать входящие. Определить, что это за письмо, от кого, к какому делу относится и кому его передать.
Во всех этих задачах решение остаётся за человеком: ИИ готовит черновик или подсказку, а проверяет, подписывает и отправляет сотрудник.
Почему у большинства компаний это пока не сработает
Каждая из задач выше требует, чтобы документы были:
- В электронном виде. Бумажный договор в шкафу для ИИ не существует.
- В одном месте. Если документы разбросаны по почте, мессенджерам и флешкам, ИИ увидит только часть — и ответит неверно.
- С понятными данными. Кто контрагент, какая сумма, до какого числа действует, на каком этапе согласования. Без этого «найди договоры, которые истекают» превращается в чтение каждого файла целиком.
- С историей. Какая версия подписана, кто согласовал, какие были правки.
Обычный скан на диске — это картинка, а не данные. Его можно прочитать, но нельзя быть уверенным, что это последняя подписанная версия, и нельзя быстро отфильтровать сотни таких файлов.
Что такое документы, «готовые для ИИ»
Хорошая новость: всё перечисленное — это то, что и так даёт электронный документооборот. Порядок, который нужен для ИИ, нужен и сам по себе.
- Электронный оригинал с подписью. Документ создаётся и подписывается электронной подписью сразу в системе — не нужно сканировать бумагу и гадать, какая копия главная.
- Карточка документа. У каждого договора, приказа или письма есть поля: вид, номер, дата, контрагент, сумма, срок, ответственный. По ним можно искать и строить отчёты.
- Единый архив. Все документы организации хранятся в одной системе по номенклатуре дел, а не у отдельных сотрудников.
- Маршрут и история. Видно, кто и когда согласовал, какие были версии и замечания.
Если всё это есть, подключить ИИ-инструмент — техническая задача. Если нет — сначала придётся месяцами собирать и разбирать документы.
Проверьте себя: готова ли ваша компания
Ответьте «да» или «нет»:
- Новые договоры подписываются в электронном виде, а не печатаются и сканируются.
- Любой договор можно найти за минуту, не спрашивая коллег.
- Видно, на каком этапе согласования находится каждый документ.
- Кадровые приказы и заявления хранятся в одной системе, а не в личных папках.
- Если сотрудник увольняется, его документы и переписка остаются у компании.
- Понятно, кто в компании имеет доступ к каким документам.
Если «да» меньше четырёх — внедрять ИИ рано: сначала стоит навести порядок в документах. И это даст пользу уже сейчас, без всякого ИИ.
С чего начать
- Получите электронную подпись для руководителя и ключевых сотрудников. Облачная ОЭП ГУ «Кызмат» выдаётся юридическим лицам бесплатно — как её получить, мы разобрали в отдельной статье: «Как получить ОЭП для юридического лица».
- Начните с договоров. Это документы, по которым чаще всего ищут сроки и суммы, — от их порядка польза видна быстрее всего.
- Переведите кадровые документы. Приказы, заявления, трудовые договоры — их много, они однотипные, и их удобно вести по шаблонам.
- Договоритесь о правилах. Как называются документы, кто согласует, где хранится итоговая подписанная версия. Система поможет соблюдать правила, но придумать их нужно один раз самим.
- Новые документы — сразу в электронном виде. Старый бумажный архив можно переводить постепенно, начиная с действующих договоров.
Где будут храниться данные
Перед любым ИИ-проектом возникает правильный вопрос: кто увидит документы компании. Ответ зависит от того, как устроено хранение:
- данные одной организации должны быть изолированы от других;
- доступ сотрудников — только к тем документам, которые нужны им по работе;
- для госорганов и крупных компаний важна возможность разместить систему на собственном сервере.
Эти вопросы стоит решить уже при выборе системы документооборота, а не тогда, когда дойдёт до ИИ.
Как это устроено в Tariz
В Tariz договоры, приказы, кадровые документы и письма в госорганы создаются, согласуются и подписываются ОЭП в одной системе. У каждого документа есть карточка с данными и история согласования, а все документы хранятся в общем архиве организации. Работать можно в облаке или на собственном сервере организации.
Это и есть тот порядок в документах, который нужен компании уже сегодня — и который пригодится, когда вы решите подключать ИИ-инструменты.